Запуск прийому заявок: чек-лист і оголошення для кабінетів

Сім кроків, щоб за тиждень перевести заявки з чату в систему, і готове оголошення, яке можна роздрукувати й повісити на поверсі. Впишіть своє посилання — воно підставиться в оголошення. Сторінка нічого нікуди не надсилає.

Посилання на вашу форму заявок

Посилання лежить у SmartOKS: Налаштування → Публічна форма заявок, там же кнопка «Копіювати». Воно зберігається лише у вашому браузері.

Чек-лист запуску

  1. Перелічити всі входи, якими зараз надходять заявки
    Чат, особисті повідомлення, дзвінки, «сказав у коридорі», записки. Мета — звести їх в один.
  2. Перевірити, що всі кабінети й робочі місця є в базі
    Форма веде каскадом «будівля → кабінет → робоче місце». Немає кабінету — людина не подасть заявку.
  3. Увімкнути публічну форму і скопіювати посилання
    Налаштування → Публічна форма заявок. Перевірити на телефоні, що форма відкривається і надсилається.
  4. Роздрукувати оголошення і повісити там, де ламається
    Поверх, коридор, кабінет із принтером. Одне оголошення в кабінеті директора нічого не дає.
  5. Записати правила статусів і показати команді
    «У роботі» ставить той, хто взявся. «Завершено» — того самого дня. «Відхилено» — з коментарем.
  6. Призначити, хто відкриває список заявок щоранку
    Конкретна людина і конкретний час. Поки це «спільна відповідальність», список не відкриває ніхто.
  7. Перший місяць відповідати в чаті шаблоном із посиланням
    «Прийняв. Надішліть, будь ласка, через форму — так заявка не загубиться». Заборона не потрібна.
Перевірка через місяць: відкрийте список, відфільтруйте «Нова заявка» і подивіться на дати. Якщо там є щось старше за тиждень — процес поки не працює.
Оголошення для кабінетів

Щось не працює? Подайте заявку

Принтер, комп’ютер, мережа, проектор — усе через одну форму. Реєструватися не треба.

Відкрийте на телефоні або комп’ютері
https://ваш-субдомен.smartoks.com.ua/submit
  • Оберіть свій кабінет і робоче місце зі списку.
  • Напишіть, що саме не працює і коли почалось.
  • Додайте фото екрана або пристрою — так швидше.
  • Якщо робота стоїть просто зараз — після заявки зателефонуйте.
Місце для QR-коду:
наклейте сюди роздрукований код зі своїм посиланням