Політика конфіденційності SmartOKS

Редакція від 19 серпня 2026 року

Ця Політика конфіденційності (далі — «Політика») описує, які персональні дані обробляються у зв'язку з користуванням веб-сайтом smartoks.com.ua, веб-платформою SmartOKS на субдоменах виду назва.smartoks.com.ua та застосунком інвентаризації SmartOKS Agent, з якою метою, на яких правових підставах, кому вони можуть передаватися та які права мають суб'єкти даних.

Обробка здійснюється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних». Для користувачів, на яких поширюється Регламент (ЄС) 2016/679 (GDPR), ця Політика застосовується з урахуванням його вимог.

1. Володілець даних та контакти

Володільцем персональних даних, зібраних через сайт і Сервіс, є фізична особа-підприємець Піддубченко Михайло Васильович, РНОКПП 3758905818 (далі — «ми», «Оператор»).

З усіх питань щодо обробки персональних даних звертайтеся на mail@smartoks.com.ua. Повні реквізити наведено в Публічній оферті.

2. Наші ролі: володілець і розпорядник

SmartOKS — мультитенантна платформа: кожна організація має власний ізольований простір даних. Через це ми виступаємо у двох різних ролях:

• Володілець (контролер) — щодо даних облікових записів, платіжної інформації, даних відвідувачів сайту, маркетингових розсилок і журналів безпеки: цілі та засоби обробки цих даних визначаємо ми.
• Розпорядник (процесор) — щодо контенту, який організація вносить у свій простір (відомості про співробітників, заявки, обладнання тощо): володільцем цих даних є організація, а ми обробляємо їх виключно за її дорученням для надання Сервісу. Якщо ваші дані внесла до Сервісу ваша організація, з питаннями та запитами звертайтеся насамперед до її адміністратора; ми сприятимемо виконанню вашого запиту.

3. Які дані ми обробляємо

Дані облікового запису

• ім'я користувача, електронна адреса, роль в організації;
• криптографічний хеш пароля — сам пароль нам невідомий і в системі не зберігається.

Дані організації та оплат

• назва організації, субдомен, налаштування, тарифний план;
• історія рахунків і платежів. Повні реквізити платіжних карток ми не збираємо та не зберігаємо — їх обробляє платіжний провайдер; для автоматичного продовження підписки зберігається лише платіжний токен, виданий провайдером.

Контент організації

Заявки, завдання, відомості про співробітників, робочі місця, обладнання, дані складу, база знань, коментарі та історія змін. Володільцем цих даних є організація (див. розділ 2).

Дані застосунку SmartOKS Agent

Якщо організація встановила агент інвентаризації на свої пристрої, агент передає до Сервісу виключно технічні характеристики пристрою: ім'я комп'ютера, процесор, материнську плату, відеокарту, обсяг оперативної пам'яті, накопичувачі, мережеву карту, MAC-адресу, операційну систему, а також історію змін цих характеристик. Агент не збирає вміст файлів, листування, історію браузера чи будь-які дані про активність особи за комп'ютером.

Технічні дані та журнали

• IP-адреса, тип браузера та пристрою (user-agent);
• журнал входів до облікового запису, журнали дій у системі, технічні журнали серверів.

Дані входу через Google

Якщо ви входите до Сервісу через обліковий запис Google, ми отримуємо від Google ваш ідентифікатор облікового запису, ім'я та підтверджену електронну адресу. Пароль від облікового запису Google нам не передається.

Маркетингові дані та дані з форм сайту

• електронна адреса та факт надання/відкликання згоди на отримання розсилок, службові статуси доставки листів (доставлено, відхилено);
• дані, які ви добровільно вказуєте у формах на сайті (запит демонстрації, зворотний зв'язок): ім'я, email, зміст звернення.

4. Цілі та правові підстави обробки

• Надання Сервісу — реєстрація, авторизація, робота функціональності, технічна підтримка: виконання договору (акцептованої оферти).
• Розрахунки — виставлення рахунків, фіскальні чеки, податковий облік: виконання юридичних обов'язків Оператора.
• Безпека — журналювання входів, запобігання шахрайству та зловживанням, розслідування інцидентів: законний інтерес Оператора та користувачів.
• Аналітика сайту — знеособлена статистика відвідуваності лендингу: законний інтерес; детальніше — у Політиці використання cookies.
• Маркетингові розсилки — виключно за вашою згодою, яку можна відкликати в будь-який момент за посиланням «відписатися» у кожному листі.

Ми не продаємо персональні дані та не передаємо їх третім особам для їхніх власних маркетингових цілей.

5. AI-асистент

Для роботи AI-асистента запити користувача та фрагменти даних організації, необхідні для формування відповіді, передаються до сервісу Google Gemini API. Ці дані використовуються виключно для формування відповіді асистента. Функція доступна на окремих тарифних планах; організація самостійно вирішує, чи користуватися нею. Відповіді AI-асистента можуть містити неточності та потребують перевірки користувачем.

6. Кому можуть передаватися дані

Дані передаються лише постачальникам послуг, задіяним у роботі Сервісу, у межах, необхідних для виконання їхніх функцій:

• постачальники хостингу та серверної інфраструктури;
• Cloudflare — DNS, CDN, захист від атак і ботів;
• платіжний провайдер (інтернет-еквайринг) — приймання платежів;
• Google — аналітика сайту (Google Analytics / Tag Manager), вхід через Google (OAuth), AI-асистент (Gemini API);
• Resend — надсилання службових і маркетингових електронних листів;
• сервіси моніторингу технічних помилок;
• Telegram — надсилання сповіщень, якщо організація увімкнула відповідну інтеграцію.

Крім того, дані можуть бути розкриті державним органам на підставі законної вимоги у випадках і в порядку, встановлених законом.

7. Транскордонна передача даних

Окремі постачальники (зокрема Google, Cloudflare, Resend) можуть обробляти дані на серверах за межами України та Європейської економічної зони. Така передача здійснюється на підставі договорів із цими постачальниками, що передбачають гарантії захисту даних; для користувачів, на яких поширюється GDPR, — із застосуванням стандартних договірних положень ЄС або інших передбачених GDPR механізмів.

8. Строки зберігання

• дані облікового запису — протягом користування Сервісом;
• контент організації — доки організація користується Сервісом; після тривалого призупинення доступу дані можуть бути видалені у строки та порядку, визначені Публічною офертою;
• фінансові та фіскальні документи — протягом строків, установлених податковим законодавством України (не менше 1095 днів);
• журнали безпеки — протягом строку, необхідного для цілей безпеки та розслідування інцидентів;
• маркетингові дані — до відкликання згоди; відмітка про відписку зберігається безстроково, щоб не надсилати вам листи повторно;
• резервні копії — ротуються автоматично та зберігаються обмежений строк, після чого заміщуються новими.

9. Захист даних

Ми застосовуємо технічні та організаційні заходи захисту, зокрема:

• шифрування з'єднань (HTTPS/TLS);
• зберігання паролів виключно у вигляді криптографічних хешів;
• сесійні cookies з атрибутами HttpOnly, Secure та SameSite;
• ізольовану базу даних для кожної організації та рольовий контроль доступу;
• журналювання входів до облікових записів;
• щоденне резервне копіювання, включно із зашифрованою копією поза основним майданчиком.

У разі порушення захисту даних, що створює високий ризик для прав суб'єктів, ми повідомимо постраждалих осіб та компетентні органи відповідно до застосовного законодавства.

10. Права суб'єктів даних

Ви маєте право:

• отримати інформацію про обробку ваших даних та доступ до них;
• вимагати виправлення неточних даних;
• вимагати видалення даних, якщо немає законних підстав для їх подальшої обробки;
• вимагати обмеження обробки та заперечувати проти обробки, що ґрунтується на законному інтересі;
• відкликати згоду (це не впливає на законність обробки до відкликання);
• на перенесення даних — для користувачів, на яких поширюється GDPR;
• звернутися зі скаргою до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду; для суб'єктів у ЄС — до наглядового органу за місцем проживання.

Запити надсилайте на mail@smartoks.com.ua. Ми відповідаємо у строк до 30 календарних днів. Якщо ваші дані вніс до Сервісу ваш роботодавець (організація), запит буде переадресовано її адміністратору як володільцю даних, а ми сприятимемо його виконанню.

11. Cookies

Використання cookies та подібних технологій описано в окремій Політиці використання cookies.

12. Дані дітей

Сервіс призначений для професійного використання організаціями та не орієнтований на осіб віком до 16 років. Ми свідомо не збираємо персональні дані дітей.

13. Зміни до Політики

Ми можемо періодично оновлювати цю Політику; актуальна редакція з датою публікується на цій сторінці. Про суттєві зміни ми повідомляємо користувачів електронною поштою або через інтерфейс Сервісу.

14. Контакти

З питань цієї Політики та обробки персональних даних: mail@smartoks.com.ua.