Облік картриджів: скільки насправді коштує друк в організації
Питання «скільки коштує друк» зазвичай зводять до ціни картриджа. Це найменша частина рахунку: у прикладі нижче тонер займає лише чверть вартості сторінки, а найдорожчою складовою виявляється папір. Нижче — формула, розрахунок на конкретних числах і калькулятор, у який можна підставити свої.
Коротко
Вартість сторінки складається щонайменше з шести частин. Тонер — одна з них, і не найбільша.
Заявлений ресурс картриджа міряють на стандартній тестовій сторінці, а не на ваших документах. Реальний ресурс завжди менший.
Рахувати треба на кожен принтер окремо: у старого апарата з дорогим картриджем сторінка може виходити вдвічі дорожчою, ніж у сусіднього.
З чого складається вартість сторінки
Шість складових. Перші дві всі пам’ятають, решту зазвичай не рахують.
Складова | Звідки береться | Чому забувають |
|---|---|---|
Тонер | ціна картриджа й заправок ÷ ресурс | — |
Папір | ціна пачки ÷ 500 | купується окремо, «це ж канцтовари» |
Барабан (фотовал) | ціна ÷ ресурс | міняється рідко, тому губиться |
Ремонт і запчастини | витрати за рік ÷ річний обсяг друку | оплачується з іншої статті |
Час IT-відділу | заміни картриджів × вартість години | ніде не фіксується |
Амортизація принтера | ціна ÷ строк служби ÷ обсяг | принтер «уже куплений» |
До цього списку свідомо не входять електрика (копійки на сторінку) і вартість зберігання складу. Якщо у вас друк на аутсорсі, ваша сторінка — це рахунок підрядника, але порівнювати його треба саме з повною сумою, а не з ціною тонера.
Формула
Кожна складова рахується однаково: витрати ділимо на сторінки, які за ці витрати надруковані.
Вартість сторінки =
(ціна картриджа + заправки) / ресурс циклу
+ ціна пачки паперу / 500
+ ціна барабана / ресурс барабана
+ ремонт за рік / річний обсяг друку
+ (замін на рік × час заміни × вартість години) / річний обсяг друку
+ ціна принтера / (строк служби × річний обсяг друку)Один нюанс, через який розрахунок зазвичай завищує економію від заправок: ресурс циклу — це не ресурс, помножений на кількість заправок. Заправлений картридж друкує менше за новий. У розрахунку нижче закладено 85 % від першого ресурсу — це припущення, і його варто перевірити на своїх апаратах.
Розрахунок на конкретних числах
Вхідні дані — приклад для середнього офісного лазерного принтера. Це припущення, а не ринкові ціни: підставте свої з накладних.
Параметр | Значення |
|---|---|
Друк | 1 500 стор./міс (18 000 на рік) |
Новий картридж | 1 200 ₴ |
Реальний ресурс | 2 400 стор. |
Заправка | 350 ₴, до 3 разів, ресурс 85 % від першого |
Папір | 250 ₴ за 500 аркушів |
Барабан | 1 800 ₴ на 12 000 стор. |
Ремонт і запчастини | 800 ₴ на рік |
Заміна картриджа | 15 хв, година IT — 200 ₴ |
Принтер | 9 000 ₴, строк служби 5 років |
Цикл життя картриджа виходить такий: 2 400 сторінок на першій заливці плюс три заправки по 2 040 — разом 8 520 сторінок за 2 250 ₴. Замін виходить 8,5 на рік.
Результат:
Складова | ₴/стор. | Частка |
|---|---|---|
Тонер (картридж + заправки) | 0,26 | 24 % |
Папір | 0,50 | 46 % |
Барабан | 0,15 | 14 % |
Ремонт і запчастини | 0,04 | 4 % |
Час IT-відділу на заміни | 0,02 | 2 % |
Амортизація принтера | 0,10 | 9 % |
Разом | 1,08 | 100 % |
Це 1 623 ₴ на місяць і 19 476 ₴ на рік з одного принтера. Документ на 40 сторінок коштує 43 ₴.
Що з цього видно
Папір дорожчий за тонер. У прикладі він майже вдвічі перевищує вартість тонера. Це найдешевша економія в організації: двобічний друк за замовчуванням зрізає майже половину найбільшої статті, і для цього не треба нічого купувати.
«Тонер плюс папір» занижує рахунок у півтора раза. Саме так зазвичай і рахують: виходить 0,76 ₴ проти реальних 1,08 ₴ — тобто 13 754 ₴ замість 19 476 ₴ на рік. Різниця в 5 700 ₴ на один принтер помножується на кількість апаратів.
Час IT-відділу мізерний у перерахунку на сторінку — і помітний у годинах. Дві копійки на сторінку виглядають як шум, але 8,5 заміни на рік по 15 хв — це понад дві години на один принтер. На парку з двадцяти апаратів — тиждень роботи.
Де взяти вхідні дані
Обсяг друку — з лічильника принтера, а не з відчуттів. Майже кожен лазерний апарат друкує сторінку конфігурації з підсумковим лічильником; у мережевих це видно і у вебінтерфейсі. Різниця показань за місяць і є вашою цифрою.
Реальний ресурс картриджа — різниця показань лічильника між двома замінами. Поки ви його не поміряли, беріть 70–80 % від паспортного: виробник указує ресурс за ISO/IEC 19752 — на стандартній тестовій сторінці, а не на ваших таблицях, шапках і печатках.
Скільки картриджів пройшло через принтер — з обліку. Тут і виявляється, навіщо картриджі взагалі вести окремо: у SmartOKS кожен картридж прив’язаний до конкретного принтера і має історію станів (на складі → в експлуатації → на обслуговуванні → утилізовано). Кількість замін за рік і дати ви берете з цієї історії, а ціни підставляєте з накладних — сам розрахунок система за вас не робить.
Витрати на ремонт — із заявок. Якщо ремонти проходять через систему заявок, річна сума по конкретному апарату збирається за кілька хвилин; якщо через месенджер — доведеться згадувати.
Три помилки, через які розрахунок бреше
Порівнювати принтери за ціною апарата. Дешевий принтер із дорогим оригінальним картриджем малого ресурсу дає сторінку в рази дорожчу. Рахуйте вартість сторінки на очікуваному обсязі — і різниця стане видимою до покупки, а не через рік.
Рахувати «в середньому по організації». Середня вартість сторінки не існує: у вас різні апарати з різними картриджами. Рахунок має сенс тільки по кожній моделі окремо — інакше ви не побачите того самого принтера, який з’їдає бюджет.
Забувати про кольоровий друк. Кольорова сторінка коштує в кілька разів дорожче за чорно-білу, бо витрачає чотири картриджі замість одного. Якщо кольоровий апарат стоїть у загальному доступі, порахуйте його окремо — і, ймовірно, перенесете подалі.
Що робити з результатом
Порахована вартість сторінки — це аргумент, а не самоціль. Три речі, які з неї виростають:
Норматив на закупівлю. Замість «купіть картриджів» — «на рік потрібно N картриджів на суму X, ось розрахунок». Такі заявки погоджують швидше.
Рішення про заміну апарата. Якщо сторінка старого принтера коштує вдвічі дорожче за новий, різниця окупить покупку за конкретну кількість місяців — і це рахується однією формулою.
Скорочення зоопарку моделей. Кожна нова модель картриджа — це окремий залишок на складі й окремий ризик «сів той, якого немає». Про це докладніше — у статті про облік і прогноз картриджів.
Питання, які виникають найчастіше
Чи справедливо включати амортизацію принтера, якщо його вже купили? Так, якщо ви порівнюєте варіанти: купити новий апарат, лишити старий чи віддати друк на аутсорс. Для порівняння «скільки нам коштує один аркуш» гроші, вкладені в апарат, — така сама частина вартості, як тонер. Якщо ж вам потрібні лише поточні витрати цього місяця, поставте ціну принтера 0.
Сумісні картриджі дешевші — чому не рахувати одразу їх? Рахувати можна що завгодно, головне — брати реальний ресурс. Сумісний картридж часто дає менше сторінок, ніж заявлено, тож виграш у ціні частково з’їдається. Підставте в калькулятор два набори чисел і подивіться на вартість сторінки, а не на ціну коробки.
Як порахувати, якщо принтер один на кілька відділів? Так само — розрахунок робиться на апарат. Розподіл між відділами — окреме питання: для нього потрібен облік друку за користувачами, а це вже інший клас систем.
Що робити зі старими картриджами, які не підходять до жодного принтера? Списати й прибрати зі складу. Поки вони лежать, вони спотворюють залишки: здається, що картриджі є, а робочих серед них немає.
Порахуйте свою сторінку
Калькулятор вартості друку — та сама формула з розбивкою за складовими: вводите свої числа, бачите вартість сторінки, суму на місяць і на рік та частку кожної статті. Працює офлайн, нічого нікуди не надсилає.
Щоб цифри для нього не доводилося згадувати, картриджі мають десь жити: у SmartOKS вони прив’язані до конкретних принтерів, зі станами й історією замін — звідти беруться і кількість замін за рік, і те, який апарат витрачає найбільше.
Читайте також
Картриджі під контролем: облік і прогноз — як не залишитися без тонера в день звіту
Як навести порядок в обліку IT-обладнання — принтери як частина парку
Заявки в IT: месенджер чи система — звідки беруться витрати на ремонт
