Як обґрунтувати закупівлю техніки: розрахунок замість «нам треба»

Службова записка «просимо виділити кошти на придбання нових комп’ютерів у зв’язку з їх застарілістю» не проходить не тому, що керівник шкодує грошей. Вона не проходить, бо в ній немає жодної цифри, з якою можна порівняти інші заявки. Нижче — метод, який перетворює прохання на розрахунок, приклад на парку реальної установи і шаблон документа.

Коротко

1. Обґрунтування — це три числа: скільки коштує залишити як є за рік, скільки коштує рішення за весь строк служби, і що зміниться після нього.

2. Просити на весь парк одразу марно. Просять на групу з іменами кабінетів та інвентарними номерами, решту ставлять у чергу на наступний рік.

3. Якщо розрахунок показав, що заміна не окупається, — це теж результат. Тоді ви просите модернізацію, і саме тому вам вірять наступного разу.

Чому «нам треба нові комп’ютери» не проходить

Керівник ухвалює рішення не між вашою заявкою і нічим. Він обирає між нею, ремонтом покрівлі та закупівлею меблів. У покрівлі є акт обстеження і кошторис. У вашої заявки немає нічого, крім слова «застарілі».

Три причини, чому такі прохання відхиляють:

• Немає ціни бездіяльності. З документа не видно, що втрачає установа, якщо не купувати. Отже, за замовчуванням вважається, що нічого.

• «Повільно працює» не має одиниці виміру. Це оцінка, а не факт. Її не можна перевірити й не можна порівняти з покрівлею.

• Прохання на весь парк відхиляють автоматично. Заявка на 77 комп’ютерів виглядає як заявка на бюджет цілого відділу, і її відкладають «до кращих часів».

Розрахунок знімає всі три заперечення одразу. Причому рахувати доводиться не в економічних термінах, а в тих, які у вас уже є: години, заявки, ремонти, інвентарні номери.

Крок 1. Зберіть цифри, які вже є

Не починайте з опитування користувачів. Почніть з даних, які вже лежать у трьох місцях.

Облік техніки. Скільки машин, які характеристики, які операційні системи, де стоять. Якщо обліку немає — це перша задача, і вона займе кілька днів: покроковий план інвентаризації описує, як зібрати парк без обходу всіх кабінетів.

Журнал заявок. Скільки звернень за рік, на які кабінети, скільки повторних. Повторна заявка на те саме робоче місце — найсильніший аргумент у документі: вона показує, що проблема не разова.

Бухгалтерія. Дата введення в експлуатацію, первісна й залишкова вартість, інвентарні номери. Залишкова вартість, близька до нуля, — окремий рядок в обґрунтуванні.

Ось як виглядає парк реальної установи, дані зчитані з бойової бази 5 серпня 2026 року:

Це вже не «застаріла техніка». Це п’ять рядків, кожен з яких перевіряється за журналом обліку. Далі з них будується розрахунок.

Крок 2. Розділіть парк на групи, а не рахуйте середнє

Середній вік парку — марна цифра. Вона однаково виходить і там, де половина машин нові, а половина мертві, і там, де всі однаково посередні.

Розкладіть парк на чотири групи. Ознаки беріть із обліку, а не з відчуттів:

1. Відповідає задачам. Не чіпаємо. Ця група потрібна в документі, щоб показати: ви просите не на все.

2. Не тягне, але лікується модернізацією. Мало ОЗП, механічний диск, решта в нормі. Заміна диска на твердотільний і додавання пам’яті коштують у сім-вісім разів дешевше за нову машину.

3. Модернізація не допоможе. Обмежує платформа: процесор, материнська плата, відсутність підтримки з боку системи. Тільки заміна.

4. Несправне або морально мертве. Кандидати на списання, а не на ремонт.

У прикладі вище 25 машин потрапляють у другу групу за ознакою пам’яті, а вся група Windows 7 має ще одну властивість: жоден із цих процесорів не входить до списку підтримуваних для Windows 11. Модернізація зробить їх швидшими, але не поверне оновлень безпеки. Це два різні аргументи, і в документі вони мають стояти окремо: що робити з парком після завершення підтримки Windows 10 — про другий із них.

Крок 3. Порахуйте, скільки коштує залишити як є

Це головне число документа. Складається з трьох частин, і жодну з них не можна вигадувати.

Втрачений час людей

Формула проста:

вартість години = (місячний оклад × 1,22) ÷ норму робочих годин місяця

Коефіцієнт 1,22 — це нарахування єдиного внеску, реальні витрати установи на працівника більші за оклад. Норма робочих годин у 2026 році коливається біля 165 год на місяць, точне значення за конкретний місяць беруть із виробничого календаря.

Далі:

втрати за рік = кількість машин × годин втрат на місяць × 12 × вартість години

Години втрат не вигадують. Їх беруть із двох джерел: журнал заявок (скільки разів людина не працювала, поки чекала на вас) і заміри. Замір робиться за тиждень: секундомір, час завантаження системи й відкриття робочої програми на старій машині та на нормальній. Різницю множать на кількість запусків за день.

Прямі витрати на підтримку старого

Ремонти, запчастини, виїзди сервісу, заправка й закупівля картриджів до техніки, яку давно час замінити. Ці цифри є в актах і рахунках. Логіка тут та сама, що й у підрахунку реальної вартості друку: поки витрати розкидані по дрібних рахунках, їх ніхто не бачить, а зібрані за рік вони переконують самі.

Ціна одного дня без цього робочого місця

Ризик у гривнях не рахують — ймовірність збою ніхто не знає. Замість цього рахують вартість наслідку: скільки коштує три дні без конкретного робочого місця. Для машини, на якій ведуть звітність, це прямі втрати часу плюс вартість відновлення даних плюс строки, які не можна зсунути. Одне речення з цифрою працює краще за абзац про «ризики інформаційної безпеки».

Крок 4. Порахуйте вартість рішення на весь строк служби

Ціна з комерційної пропозиції — не вся вартість. У розрахунок ідуть:

• ціна техніки;

• операційна система й потрібні ліцензії;

• встановлення, перенесення даних, налаштування;

• гарантія і що буде після її завершення.

Отриману суму ділять на строк служби. Для офісного комп’ютера це п’ять років — саме такий горизонт варто брати, бо він відповідає реальному циклу заміни в установах і не викликає суперечок.

Тепер обидві сторони можна порівняти за рік. Приклад на групі з 12 машин, оклад для розрахунку — 12 000 грн, всі припущення названі прямо:

Розрахунок показує, що повна заміна групи не окупається: 252 000 грн повертаються за 5,3 роки, тобто довше за строк служби. Це не привід ховати таблицю. Це привід змінити пропозицію.

Розберіть групу далі. Вісім машин мають нормальний процесор і потребують твердотільного диска й пам’яті — це 2 600 грн на машину, разом 20 800 грн. Чотири машини з 2 ГБ ОЗП і процесором 2008 року не рятує ніщо — 84 000 грн на заміну. Разом перший етап коштує 104 800 грн замість 252 000 грн і закриває більшу частину втраченого часу.

Обіцяти в документі «прискорення вдвічі» не треба. Треба написати, що саме ви перевірите через квартал: середній час завантаження на цих машинах і кількість заявок з їхніх кабінетів. Перевірюване зобов’язання виглядає серйозніше за обіцянку.

Крок 5. Складіть чергу і назвіть альтернативи

Дві речі, які перетворюють заявку на план.

Черга. Не «77 комп’ютерів», а «12 у цьому році, 14 у наступному, решта за станом». Пріоритет визначають два критерії: критичність робочого місця (звітність, каса, персональні дані, безперервність роботи) і стан машини. Спочатку йде перетин цих двох ознак.

Альтернативи, які ви розглянули. Модернізація, перерозподіл техніки між кабінетами, оренда, вживані машини з гарантією, відмова від частини робочих місць. Кожну — з причиною, чому вона не підходить або підходить частково. Розділ з альтернативами прибирає головне заперечення керівника: «а ви думали інакше зробити?».

Крок 6. Оформіть документ

Обґрунтування читає людина, яка не знає, що таке твердотільний диск. Пишіть так, щоб перші півсторінки були зрозумілі без вас. Структура, яка працює:

1. Що просимо. Кількість, тип, сума. Одне речення.

2. Підстава. Факти з обліку: скільки машин, який стан, скільки заявок за рік.

3. Розрахунок. Три числа з кроку 3 і 4, таблицею.

4. Наслідки, якщо не купувати. З датами й конкретними робочими місцями, без залякування.

5. Альтернативи. Що розглянули і чому обрали саме це.

6. Черга. Що зараз, що наступного року.

7. Додатки. Перелік машин з інвентарними номерами, комерційні пропозиції, витяг із журналу заявок.

Технічні характеристики виносьте в додаток. У тілі документа вони не потрібні нікому, а в тендерній документації знадобляться повністю.

Що вимагають від бюджетної установи окремо

Для розпорядників бюджетних коштів обґрунтування — це ще й публічний документ. Постанова Кабінету Міністрів від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» у пункті 4-1 зобов’язує розпорядників бюджетних коштів і суб’єктів господарювання державного сектору оприлюднювати обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення й очікуваної вартості на власному вебсайті протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про закупівлю. Органам місцевого самоврядування те саме рекомендовано. Постанову часто змінюють — перед подачею звірте чинну редакцію (станом на серпень 2026 року чинна редакція від 23.07.2026).

Очікувану вартість визначають не на око. Орієнтир — примірна методика Мінекономіки (наказ від 18.02.2020 № 275): вона має рекомендаційний характер і описує, зокрема, розрахунок за середньою ціною з отриманих комерційних пропозицій. Зберігайте самі пропозиції — їх запитають.

Типові помилки, через які обґрунтування повертають

• Емоції замість одиниць виміру. «Неможливо працювати», «жахливо гальмує», «постійно ламається». Замініть на години, кількість заявок і суми.

• Заявка на весь парк. Читається як «ми не рахували».

• Цифри без джерела. Кожне число має мати рядок, звідки воно: акт, рахунок, журнал заявок, замір, комерційна пропозиція.

• Технічні характеристики в тілі документа. Керівник до кінця не дочитає.

• Немає розділу «якщо не купувати». Без нього не видно, чому саме зараз.

• Округлення на свою користь. Одна перевірена цифра, яка не збіглася, знецінює весь документ. Округлюйте проти себе.

• Розрахунок, зроблений раз. Наступного року доведеться робити те саме з нуля, бо дані ніде не збереглися.

Якщо грошей усе одно не дали

Це нормальний результат, і в нього теж є продовження.

Отримайте письмову відмову або резолюцію. Не для конфлікту, а щоб зафіксувати: рішення ухвалено на рівні, де є повноваження. Ваша відповідальність на цьому закінчується, а наступного року в документа з’явиться історія.

Попросіть менше. Часто проходить етап на чотири машини з десяти, і це краще за нуль. Заодно ви отримуєте фактичний матеріал: ось ці чотири замінили, ось що змінилося за квартал.

Продовжуйте збирати дані. Найсильніше обґрунтування — те, у якому є рядок «торік ми просили те саме, ось що коштувала відмова».

Зменшіть шкоду наявними засобами. Машини без оновлень безпеки — прибрати з мережі або обмежити доступ. Дані з дисків, яким вісім років, — на резервну копію. Це не рішення проблеми, але це те, що можна зробити без бюджету.

Питання, які ставлять найчастіше

Керівник каже: «працює ж — навіщо міняти?». Що відповісти? Не сперечайтеся про «працює». Покажіть, скільки коштує це «працює» за рік у годинах і ремонтах, і скільки коштує альтернатива за той самий рік. Розмова переходить із оцінок на числа.

Де взяти ціни, якщо закупівлі ще не було? З комерційних пропозицій. Запитайте кілька постачальників, збережіть відповіді — вони знадобляться і для очікуваної вартості, і як додаток до обґрунтування.

Скільки годин втрат на місяць вважати правдою? Стільки, скільки ви заміряли. Якщо заміру немає, поставте свідомо занижену цифру й напишіть, що вона занижена. Розрахунок, який залишає запас проти вас, важче оскаржити.

Чи можна включати економію електроенергії? Можна, але окремим рядком і не головним аргументом: різниця в споживанні дає порядок кількох сотень гривень на машину за рік, і це легко оскаржити. Час людей — на порядок більша стаття.

Що робити, якщо обліку немає взагалі? Почніть із нього. Тиждень інвентаризації дає всі цифри для кроку 1, і без них розрахунок буде тримати на слові тільки вас.

Калькулятор і шаблон обґрунтування

Щоб не збирати формули заново: сторінка з калькулятором рахує вартість години, річні втрати, вартість володіння й строк окупності, а нижче складає готовий текст обґрунтування з вашими числами — його можна скопіювати в документ і роздрукувати. Калькулятор і шаблон обґрунтування закупівлі.

Дані для нього беруться з обліку. Якщо парк уже описаний у SmartOKS, характеристики, кабінети й історія заявок по кожному робочому місцю дістаються звідти без обходу кабінетів — це і є ті рядки, на які посилається документ.

Читайте також

• Інвентаризація комп’ютерної техніки: покроковий план — звідки беруться цифри для кроку 1.

• Підтримка Windows 10 завершилась: план міграції — як розділити парк на групи й що робити з несумісними машинами.

• Облік техніки в Excel: робочий шаблон і його межа — де вести дані, поки їх небагато.

• Облік картриджів: скільки насправді коштує друк — той самий підхід на прикладі витратних матеріалів.